Office Manager 32 uur

Ga jij ons kantoor in goede banen leiden?  

Wij zoeken een  

Office Manager 

32 uur per week 

Bij Stichting Kiem werken we aan het verminderen van de impact van eetstoornissen. We bieden ondersteuning aan naasten, scholen en professionals, versterken het werkveld en vergroten de bewustwording rond eetstoornissen in de samenleving. Zo helpen we mensen met een eetstoornis en hun omgeving om weer vooruit te kunnen. 

Als onze Office Manager ben jij de spil van onze organisatie. Je zorgt ervoor dat alles soepel verloopt op kantoor, van dagelijkse operationele taken tot het organiseren van trainingen en bijeenkomsten. Je ondersteunt het team en onze vrijwilligers en trainers, en speelt een centrale rol in de planning. 

Wat ga je doen?  

• Je zorgt dat ons team op kantoor en onze tientallen trainers en vrijwilligers effectief samenwerken.
• Je beheert diverse mailboxen, beantwoordt vragen, beheert agenda’s en zorgt dat het team efficiënt kan werken.  
• Je voert de factuurcontrole en -verwerking uit.  
• Je coördineert de planning en communicatie rondom trainingen en workshops en je verwerkt de aanmeldingen van deelnemers. Hiervoor stem je dagelijks af met onze trainers, vrijwilligers en onze doelgroep.  
• Je houdt onze documentatie up-to-date en archiveert documenten volgens een logisch systeem.  
• Als er een beurs of bijeenkomst is, regel jij alles tot in de puntjes. Contact met derden, een stand, catering, drukwerk, kortom jij zorgt dat Stichting Kiem goed voor de dag komt.  

Wat wij vragen 

Je bent een Office Manager pur sang. Proactief, zorgzaam en adviserend. Je denkt drie stappen vooruit, stuurt ons bij waar nodig en zorgt ervoor dat wij alle ruimte hebben om ons te focussen op onze missie. 

Daarnaast: 

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als office manager.  
• Je hebt MBO+ of HBO werk- en denkniveau.  
• Communiceren gaat jou moeiteloos af, zowel mondeling als schriftelijk. Jij vraagt door tot je het complete plaatje hebt en geeft heldere updates van de status.  
• Je spreekt en schrijft foutloos Nederlands.  
• Ervaring met een planningstool is een vereiste. MS Office, en vooral SharePoint, kennen voor jou geen geheimen. Je maakt je nieuwe software snel eigen. 
• Je gaat tactvol om met ons bezoek en onze doelgroepen. Vragen over eetstoornissen die telefonisch en via e-mail binnenkomen, behandel je met begrip en respect. 
• Als je bekend bent met eetstoornissen en onze doelgroep, is dat een pré.  
• Je bent flexibel en stressbestendig, ook als de dag totaal anders loopt dan je had gepland.  

 Wat bieden wij:  

Een uitdagende functie in een inspirerende en betrokken omgeving! Wij zijn een hecht en betrokken team dat zich dagelijks inzet voor een belangrijk doel, en we kunnen niet wachten tot jij ons team komt versterken. De sfeer bij ons is informeel, maar altijd professioneel. En natuurlijk zijn er prima arbeidsvoorwaarden: 

• Een jaarcontract voor 32 uur en als het van beide kanten bevalt, verlengen we dat graag 
• Je hebt 25 vakantiedagen (bij een 40-urige werkweek) 
• Een goede pensioenregeling  
• Werken op een geweldige locatie: 1 minuut lopen vanaf station Amersfoort Centraal. In overleg is hybride werken mogelijk.  
• Een NS Business card voor je woon-werkverkeer. Er zijn goede parkeervoorzieningen als je de voorkeur geeft aan de auto.  
• Een telefoon en een laptop.  
• Het salaris ligt, afhankelijk van jouw kennis en ervaring, tussen de 2900,- euro en 3800,- euro bruto per maand bij een 40-urige werkweek.  

Reageren?  

Wil je eerst meer weten voordat je solliciteert? Dat kunnen we ons goed voorstellen. Stuur een mailtje met een terugbelverzoek naar Operationeel Manager Conny van Doornspeek connyvandoornspeek@stichtingkiem.nl. Zij beantwoordt graag jouw vragen.  

Wil je solliciteren, stuur dan je CV en een korte brief naar onze managementondersteuner Karin Luyten karinluyten@stichtingkiem.nl op uiterlijk 27 oktober. Vertel in je brief hoe je jouw ervaring en vaardigheden wilt inzetten in deze rol.  

Een diverse samenstelling van collega’s met verschillende achtergronden en ideeën houdt ons scherp en geeft ons werk meer impact. Ons kantoor heeft een lift en is goed toegankelijk voor mensen met een fysieke beperking.  

De procedure is als volgt: we plannen een online kennismakingsgesprek met onze operationeel manager en een andere collega in de week van 4 november. Als het in dit gesprek van beide kanten klikt, nodigen we je uit bij ons op kantoor om live kennis te maken met onze operationeel manager en onze directeur. Dit zal zijn in de week van 11 november. We vinden het belangrijk om een goed beeld van je te krijgen, dus bellen we ook referenties van je. Is het een match, dan zou je al per 1 december bij ons kunnen starten.